○上尾、桶川、伊奈衛生組合文書取扱規程
平成12年2月23日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条―第11条)
第3章 文書の処理(第12条―第20条の2)
第4章 文書の施行(第21条―第24条の2)
第5章 文書の整理及び保管(第25条―第28条)
第6章 文書の保存(第29条―第33条の2)
第7章 文書の廃棄(第34条―第36条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 担当 上尾、桶川、伊奈衛生組合事務局組織規則(平成12年規則第2号)第2条に規定する担当で、当該文書に係る事案を所掌する部門をいう。
(2) 主管担当 当該文書に係る事案を所掌する担当をいう。
(3) 担当主査 担当の主査をいう。
(4) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電子文書であって、組織的に用いるすべての文書をいう。
(5) 電子文書 電磁的記録媒体に記録されている電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 親展文書 「親展」若しくは「秘」等の表示のある文書又はこれらに準ずる文書をいう。
(7) 郵便等 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)をいう。
(8) 起案文書 起案した文書で決裁前の文書をいう。
(9) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(10) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において担当が管理することをいう。
(11) 保存 保管期間が経過した後においても残すべき文書を総務担当が管理することをいう。
(12) 移換え 会計年度が替わった時において、ファイリング・キャビネットの現年度の位置にある文書を前年度の位置に移すことをいう。
(13) 引継ぎ 文書を保管から保存へ移すことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその経理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。
2 文書は、公文書の公開に伴い、住民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。
3 文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。
(文書処理の年度)
第4条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。
(事務局長の職務)
第5条 事務局長は、事務局における文書の取扱に関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に務めなければならない。
(担当主査の職務)
第6条 担当主査は、常にその所管に属する文書の適正かつ円滑な取扱に留意し、その促進に務めなければならない。
(文書公開審査員)
第6条の2 各主管担当に文書公開審査員を置く。
2 文書公開審査員は、主管担当主幹の職にある者をもって充てる。
(文書公開審査員の職務)
第6条の3 文書公開審査員は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 公文書の公開に係る文書の公開又は非公開の審査に関すること。
(2) その他公文書の公開に係る文書の取扱いについての指導に関すること。
(文書主任)
第7条 事務局に文書主任を置く。
2 文書主任は、総務担当主査の職にある者又はこれに相当する職にある者をもって充てる。
(文書主任の職務)
第8条 文書主任は、事務局長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) ファイリング・システムの維持・管理に関すること。
(4) ファイル基準表の作成に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
(ファイル責任者)
第9条 各担当にファイル責任者を置く。
2 ファイル責任者は、担当内の事務に精通している者のうちから事務局長が選任する。
3 ファイル責任者は、ファイリング・システムの維持管理について文書主任を補佐する。
第2章 文書の収受及び配布
(総務担当における収受及び配布)
第10条 総務担当に到達した文書の収受及び配布は、次の各号に掲げるところによるものとする。
(1) 文書は、開封しないで主管担当に配布する。
(2) 書留郵便物(信書便の役務のうち書留郵便物に準ずるものとして管理者が定めるものを含む。)は、様式第1号の書留郵便物控簿に記載し、主管担当に配布する。
2 2以上の主管担当に関係のある文書は、その関係の最も深い主管担当に配布するものとし、配布すべき主管担当が明らかでないときは、総務担当主幹が定めるものとする。
3 郵便等の受領に係る料金の未払又は不足の文書がある場合は、総務担当主幹が適当であると認めたときに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受するものとする。
(1) 文書は、即日開封し、当該文書に様式第2号の収受印を押印する。
(2) 親展文書は、開封しないで封筒に収受印を押印し、名宛人に配布する。
2 刊行物、ポスターその他これに類する文書は、前項に規定する収受印の押印を省略することができる。
(文書の転送及び返却)
第10条の3 第10条の規定により配布を受けた文書中に、当該主管担当の所管に属さないものがある場合において、転送すべき主管担当が明らかなときは直ちに転送し、転送すべき主管担当が明らかでないときは直ちに総務担当に返却するものとする。
(文書管理台帳への記載)
第11条 文書主任は、文書(親展文書を除く。)を収受したときは、直ちに様式第3号の文書管理台帳に所要事項を記載しなければならない。ただし、定例的又は軽易な文書であらかじめ事務局長が指定したものについては、当該手続を省略することができる。
第3章 文書の処理
(供覧)
第12条 前条の手続が終了した文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、関係者に供覧するものとする。
3 供覧は、様式第4号の供覧用紙を添えて行うものとする。
(電子文書の受信等)
第12条の2 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。
2 主管担当において受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。
4 受信した電子文書の内容が軽易であると主管担当主幹が認めたときは、前2項に規定する文書の処理を省略することができる。
(起案)
第13条 起案は、様式第5号の起案用紙を用いて行うものとする。ただし、照会等で回答用紙又は当該文書の余白で処理できるものについては、この限りでない。
(起案の注意事項)
第14条 起案にあたっては、次の各号に掲げるところによらなければならない。
(1) 用字、用語、文体及び書式等については、上尾、桶川、伊奈衛生組合公文例規程(平成12年規程第3号。以下「公文例規程」という。)の定めるところによること。
(2) 定例的又は軽易なものを除き、文案のほか、起案理由その他決裁の参考となる事項を記載するとともに、必要な書類を添付すること。
(文書記号)
第15条 公文例規程第2条第6号に規定する普通文書を起案するときは、文案に「上桶伊衛」を付するものとする。
2 公文例規程第2条第3号に規定する令達文書のうち通達及び指令を起案するときは、前項の文書記号の前に、通達にあっては「通達」を、指令にあっては「指令」を付するものとする。
(発信者名)
第16条 文書の発信者名は、管理者名を用いるものとする。ただし、軽易な文書にあっては、事務局長名を用いることができる。
2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の氏名及び電話番号を記載するものとする。
(回議)
第17条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしなければならない。
(合議)
第17条の2 起案の内容が他の主管担当の事務に関係がある場合は、当該文書を関係する他の主管担当主幹等に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主管担当主幹と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。
(回議及び合議の注意事項)
第18条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。
2 起案文書の内容が秘密を要するもの、急を要するもの又は重要で異例なものは、事務局長その他の責任者が持ち回り、回議又は合議しなければならない。
3 起案文書について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案となったときは、主管担当主幹は、当該回議又は合議を行った者にその旨通知するものとする。
(文書主任の審査)
第19条 起案文書は、担当主査の回議を受けた後、文書主任の審査を受けなければならない。
(文書公開審査員の審査)
第19条の2 起案文書は、主管担当主幹の回議を受けた後、文書公開審査員の審査を受けなければならない。
2 文書公開審査員は、別に定める審査の基準に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。
(総務担当主幹の審査)
第19条の3 次に掲げるものの起案文書は主管担当主幹の回議を受けた後、総務担当主幹の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示
(2) 議会に提出する議案
(3) 重要と認められる通達及び要綱
(4) その他管理者の決裁を要する文書で、管理者が指定したもの
(決裁年月日の記載)
第20条 起案者は、その起案が決裁されたときは、直ちに当該起案用紙に決裁年月日を記載するものとする。
(決裁文書の供覧)
第20条の2 前条の規定により決裁された起案文書について、他の主管担当に供覧する必要がある場合は、当該文書を供覧する必要がある他の主管担当に供覧するものとする。
第4章 文書の施行
(文書の浄書)
第21条 文書の浄書は、担当において行うものとする。
(公印の押印)
第22条 発送を要する文書には、発信者の公印を押印するものとする。ただし、定例的又は軽易な文書にあっては、これを省略することができる。
(文書番号等)
第23条 文書を発送しようとするときは、当該文書に一連の文書番号及び発送日を付するものとする。
(文書の発送)
第24条 文書の発送は、総務担当において行うものとする。ただし、総務担当において発送することが適当でないものは、この限りでない。
(電気通信回線を利用した文書の発送)
第24条の2 文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。
第5章 文書の整理及び保管
(ファイリング・システムによる整理及び保管)
第25条 文書は、必要に応じ速やかに取り出せるようファイリング・システムにより整理及び保管するものとする。
2 文書主任は、毎年4月15日までに確定したファイル基準表を2部作成し、1部を事務局長に提出するものとする。
(文書の整理及び保管)
第27条 完結文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの一定の位置に保管するものとする。ただし、キャビネットにより保管することが適当でない図面等については、当該文書に適した用具で保管するものとする。
2 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。
3 未完結文書は、懸案フォルダーに収納し、整理及び保管するものとする。
(電子文書の管理)
第27条の2 電子文書は、別に定める方法により、適切に管理しなければならない。
(保管文書の点検)
第28条 文書主任は、常に文書の整理及び保存の状態に注意するとともに、定期的に点検し、整理しなければならない。
第6章 文書の保存
区分 | 保存年限 |
第1種 | 11年以上 |
第2種 | 10年 |
第3種 | 5年 |
第4種 | 3年 |
第5種 | 1年 |
2 文書の保存年限は、別表第1に定める基準に基づき事務局長が定めるものとする。
(保存年限の起算)
第30条 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年による文書については、文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算する。
2 次条第4項に規定する文書の保存年限は、移換えをした日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(文書の引継ぎ及び移換え)
第31条 担当主査は、保管期間経過後保存を要する文書については、総務担当主査に引き継がなければならない。
2 担当主査は、前項の引継ぎを行おうとするときは、個別フォルダーごと保存年限別に区分し、当該保存年限に応じて文書保存箱に収納するものとする。
3 文書の移換えは、前2項の引継ぎが完了後直ちに行うものとする。
4 年度にかかわりなく使用する文書及び一定の期間継続する事業に係る文書で、単年度で区分することが適当でない文書については、移換えを行わないで現年度の扱いをする。
(保存文書の貸出し又は閲覧)
第33条 保存文書の貸出し又は閲覧をしようとする者は、様式第7号の保存文書利用簿に記載し、総務担当主査にその旨申し出なければならない。
2 総務担当主査は、前項の申出を受け、貸出し又は閲覧が適当であると認めたときは、承認するものとする。
3 貸出しの期間は、3日以内とする。
(文書の持ち出しの禁止)
第33条の2 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ事務局長の許可を得たときは、この限りでない。
第7章 文書の廃棄
(完結文書の廃棄)
第34条 担当主査は、完結文書について保管又は保存の必要がないと認めるときは、これを廃棄するものとする。
(保存文書の廃棄)
第35条 事務局長は、保存年限を経過した文書について、担当主査と協議の上廃棄するものとする。
2 事務局長は、第29条に規定する11年以上保存の文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに担当主査と協議の上、保存の適否を決定するものとする。
(その他)
第36条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、事務局長が定める。
附則
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年規程第2号)
この訓令は、平成13年10月1日から施行する。
附則(平成17年規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年規程第1号)
この規程は、平成19年8月1日から施行する。
附則(平成31年3月15日規程第3号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月23日規程第3号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年9月27日規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表第1(第29条関係)
区分 | 文書 |
第1種 | 1 条例及び規則の制定又は改廃に関する文書 2 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で特に重要なもの 3 国又は県の令達に関する文書で重要なもの 4 歳入歳出予算及び決算書 5 組合議会に関する文書で重要なもの 6 職員の進退及び賞罰に関する文書並びに履歴書 7 年金、退職手当及び公務災害補償等に関する文書で重要なもの 8 行政不服審査、訴訟及び和解等に関する文書で重要なもの 9 叙位叙勲及び表彰に関する文書 10 組合の沿革及び組合史の資料となる文書で重要なもの 11 原簿、台帳、図面及び統計書等で特に重要なもの 12 組合有財産の取喪及び変更に関する文書並びにこれに関する登記文書 13 前各号に定めるもののほか、11年以上保存の必要がある文書 |
第2種 | 1 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で重要なもの 2 国又は県の令達に関する文書で比較的重要なもの 3 通知、申請、届出、報告及び進達等の文書で重要なもの 4 組合議会に関する文書で比較的重要なもの 5 監査に関する文書 6 陳情及び請願等に関する文書 7 決算を終わった工事の契約書、設計書及び検査書 8 前各号に定めるもののほか、10年間保存の必要がある文書 |
第3種 | 1 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で軽易なもの 2 予算の執行に関する文書 3 契約書で、第1種及び第2種に属さないもの 4 非常勤及び臨時職員等の雇用に関する文書 5 照会及び回答等の文書で比較的重要なもの 6 前各号に定めるもののほか、5年間保存の必要がある文書 |
第4種 | 1 出勤簿、出張命令書、年次休暇簿、時間外勤務命令書及び復命書 2 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの 3 報告及び資料等 4 前各号に定めるもののほか、3年間保存の必要がある文書 |
第5種 | 1 通知、報告、照会及び回答等の文書で、特に軽易なもの 2 軽易な資料 3 前各号に定めるもののほか、1年間保存の必要がある文書 |
